Tevreden vakbondsleden door automatisering

De komst van een digitaal informatiesysteem heeft de boel flink opgeschud bij TUICO, de Tanzaniaanse vakbond voor industriële en commerciële werknemers. Waar voorheen medewerkers uren konden verdwijnen in de kamer met stapels dossiers voor de ledenadministratie, volstaat nu een enkele muisklik. Een enorme verbetering. Niet alleen levert het meer leden op, het draagt ook bij aan financiële duurzaamheid. Mondiaal FNV steunde het hele proces.

Sebastian Gentanyi

Sebastian Gentanyi herinnert het zich nog goed. Toen hij vijf jaar geleden als ICT-adviseur zijn diensten aanbood bij de vakbond, zag hij hoe alle administratie nog handmatig werd bijgehouden, in Excel of in papieren dossiers in een stoffige kamer. ‘Het was vrijwel onmogelijk om het juiste aantal vakbondsleden te weten. Het kwam vaak voor dat mensen dubbel of zelfs driedubbel werden geteld.’ Terwijl, zo betoogt hij, het voor een vakbond zo ongelofelijk belangrijk is dat ze beschikt over up-to-date gegevens. Om te kunnen communiceren met de leden, maar ook om bijvoorbeeld het lidmaatschapsgeld te kunnen innen.  

Tendayi Matimba, Mondiaal FNV’s financiële medewerker voor Afrika, legt uit dat in Afrika het ledensysteem anders werkt dan voor Nederlandse vakbonden. ‘In Nederland weet de baas niet dat je lid bent. In Afrika houdt de werkgever het lidmaatschapsbedrag in van het loon en maakt het geld over naar de Bond. Soms heeft de werkgever dus beter zicht op de ledenbestanden dan de vakbond zelf. Deze afhankelijkheid kan problematisch zijn.’ 

Digibeten 

Tendayi vertelt dat ze vanuit Mondiaal FNV vanaf 2016 betrokken is bij TUICO; aanvankelijk met financiële steun voor de automatisering van de boekhouding. Lastig, zegt ze, ‘omdat het gros van de mensen dat er toen werkte digibeet was.’ Het was de General Secretary, zelf destijds al eind zestig, die met een vooruitziende blik besloot om een groter deel van de informatiestromen te automatiseren.  

‘Nu snap ik dat vakbonden echt de spil van een gemeenschap zijn als verdedigers van werknemersrechten. Daar wilde ik deel van uitmaken.’ 

Sebastian legt uit dat hij eerst twee jaar heeft gekeken hoe de vakbond functioneerde. ‘Eerlijk gezegd wist ik voorheen niet wat het nut was van een vakbond. Nu snap ik dat vakbonden echt de spil van een gemeenschap zijn als verdedigers van werknemersrechten. Daar wilde ik deel van uitmaken. Daarnaast zag ik een kans om mijn expertise als softwareontwikkelaar in te zetten om mensen te helpen.’ In anderhalf jaar tijd ontwikkelde Sebastian de software voor een uitgebreid Management Informatie Systeem (MIS) voor TUICO. Daarin wordt niet alleen de boekhouding bijgehouden, maar ook gegevens van leden en werkgevers, cao’s, klachten, werkplannen, trainingen en andere activiteiten.

Financiële duurzaamheid 

Op de vraag wat dit project zo speciaal maakt, reageert Sebastian enthousiast. ‘Voor alles wat we doen, voor elke beslissing die moet worden genomen, heb je correcte gegevens nodig. Met dit systeem weet je met één muisklik welke leden je hebt, hoe oud ze zijn, bij welk regiokantoor ze zitten en of het lidmaatschapsgeld is betaald. Dit goed bijhouden is de enige manier waarop vakbonden financieel duurzaam kunnen zijn. We kunnen nu makkelijker een rekening sturen aan de werkgevers.’   

Beatrice Ouko is het hoofd van de interne auditafdeling. Ook zij ziet dat het werk nu veel efficiënter gedaan wordt. ‘We kunnen nu in het systeem gelijk de gegevens van elke regio zien. Voorheen stuurden alle tweeëntwintig regiokantoren maandelijks een papieren rapport op en moesten we vaak naar de regio’s reizen. Het digitale systeem vermindert de kans op fouten.’

‘Werknemers zien dat TUICO een professionele organisatie is die wat voor hen kan betekenen.’ 

Betere service, meer leden 

Ook voor de leden is het een grote verbetering. Sebastian: ‘Werknemers zien dat TUICO een professionele organisatie is die wat voor hen kan betekenen.’ Zo wordt de officiële ledenkaart – voorheen een papieren kaartje met een foto erop geplakt – erg gewaardeerd. Een ander voorbeeld is de klachtenprocedure. Leden kunnen zonder medeweten van hun leidinggevenden op een veilige manier een klacht indienen en vervolgens in het systeem volgen wat er met hun klacht wordt gedaan. ‘We hebben ook veel mensen bereikt via online bijeenkomsten. Dit heeft allemaal geholpen om het ledenaantal te vergroten, ondanks COVID’, legt Sebastian uit. Het ledental is sinds 2016 met 40 procent gegroeid.

Cultuur 

Niet iedereen die bij TUICO werkte was meteen overstag. Volgens Sebastian en Beatrice is dit ook de cultuur van vakbonden. ‘Ze zeggen: “We doen het zo sinds 1980, dus waarom vertel je ons dat het anders moet?”’ Het medicijn tegen de scepsis was veel praten en uitleggen. Met resultaat. Sebastian lacht. ‘Zelfs de ouderen werken nu graag met het systeem. Ze zijn zelfs de eersten die klagen als de stroom uitvalt.’  

De kamer met de dossiers is er nog steeds, maar daar komt nu niemand meer. ‘Dat is nu een museum.’