Screenen van werknemers

Bureaus die werknemers screenen op werkervaring, diploma's, schulden of strafrechtelijk verleden hebben het steeds drukker, zo blijkt uit een artikel in het Financieel Dagblad (20-1-22). Er wordt niet alleen gekeken naar nieuwe medewerkers, maar ook naar bestaande medewerkers. Let op, want de or heeft hier een rol, via het instemmingsrecht.

Screenen van medewerkers voorafgaand aan de indiensttreding maakt deel uit van het aanstellingsbeleid. Dat wordt niet altijd herkend door ondernemingsraden, en niet elke or is zich bewust van het instemmingsrecht op het aanstellingsbeleid (zie ook kader). Screening roept daarnaast onmiddellijk privacyvraagstukken op, zeker als dat gaat om screenen van collega’s die al in dienst zijn.

Het aanstellingsbeleid gaat over verschillende zaken, denk aan:

• Omgaan met sollicitanten (daar is screening een onderdeel van)
• Soort aanstelling (tijdelijk, vast) en inhoud van het contract (bedingen)
• Regels voor gelijke behandeling of positieve discriminatie
• Aanstellingskeuringen (die zijn verboden, tenzij een objectieve noodzaak)
• Voorrang voor interne medewerkers
• Samenstelling van sollicitatiecommissies

Privacy en het gerechtvaardigd bedrijfsbelang

Screening van de huidige medewerkers is een vraag die ook bij de or thuis hoort. De afweging tussen privacy van collega’s en organisatiebelang moet heel zorgvuldig worden gemaakt. Ook de gevolgen van de screening kunnen heel groot zijn. Want wat als iemand niet mee wil werken? Of niet door de screening komt, wat dan? Kortom een heel lastige kwestie.

Voor nieuwe medewerkers geldt dat screening een grote inbreuk is op hun privacy en het lastig is nee te zeggen als ze graag de baan willen hebben.

Als er sprake is van screening dan moet het voor de functie ook wel echt noodzakelijk zijn dat er een screening is. Voor medewerkers geldt dat werkgevers volgens de Autoriteit Persoonsgegevens alleen achtergrondgegevens opvragen als ze een gerechtvaardigd belang hebben, de informatie niet anders kunnen verkrijgen en de sollicitant of werknemer vooraf inlichten. Er moet helder zijn waarop dan gescreend wordt. En waarom dat niet anders geregeld kan worden.

Inhoud instemmingsaanvraag

Let dus op bij een instemmingsaanvraag dat alle gevolgen voor medewerkers genoemd staan en de onderbouwing uitvoering ingaat op de voorwaarden die de Autoriteit Persoonsgegevens stelt en er inderdaad sprake is van een belang, dat echt niet anders gerealiseerd kan worden. Als or kun je bijna niet kritisch genoeg zijn als het om privacy gaat.

Download het privacy boekje voor de OR