De meest gestelde vragen en regelingen met betrekking tot kaderdeclaraties.
Als kaderlid kun je nu tot een half jaar na de gebeurtenis, je declaratie indienen. Declaraties ouder dan een half jaar worden niet meer in behandeling genomen.
Declareren met de anonieme en persoonlijke OV-chipkaart kun je doen door het opvragen van een reis-en transactieoverzicht en deze bij te voegen aan het declaratieformulier. Een overzicht kun je opvragen op ov-chipkaart.nl. Hiervoor is het wel nodig dat je voordat je gaat reizen een account aanmaakt en hier je OV-kaartnummer toevoegt. Dan heb je automatisch toegang tot je Mijn OV-reishistorie.
Losse kaartjes kunnen ook bijgevoegd worden aan de declaratie.
Vergoed worden de kosten voor openbaar vervoer 2e klasse (trein, bus, tram, metro). Als het belastend voor je is 2e klasse te reizen vanwege gezondheidsredenen is het mogelijk – na overleg met de verantwoordelijke vanuit de werkorganisatie – 1e klasse te reizen.
Bij het reizen met eigen vervoer wordt per gereisde kilometer € 0,30 vergoed. De afstand wordt bepaald op basis van de GoogleMaps, snelste route. Uiteraard kunnen de extra kilometers i.v.m. het ophalen van andere kaderleden eveneens worden gedeclareerd.
Vergoed worden de kosten voor de fietsenstalling en/of gebruik van een OV-fiets.
Parkeerkosten, tolgelden en pontgelden worden vergoed indien niet vermijdbaar. Vergoeding van deze kosten vindt plaats op basis van betaalbewijzen.
De vergoeding wordt gegeven aan vrijwilligers als door het uitvoeren van een activiteit door de bond, het nodig is voor opvang te zorgen. De volgende voorwaarden gelden:
• Er dient voor de verzorgingstaken geen andere mogelijkheid te zijn dan het inschakelen van betaalde oppas.
• Het betreft de tijden buiten de voor betrokkene gebruikelijke werktijden en de daaraan verbonden reistijden.
• Als er meer verzorg(st)ers tegelijkertijd aan een bijeenkomst deelnemen, dan kan slechts 1 van hen declareren.
• Er kunnen geen uitkeringen voor inkomensderving worden gedeclareerd voor tijdstippen dat er opvang wordt gedeclareerd.
Vergoeding is maximaal € 7,20 per uur.
De maaltijdvergoeding wordt verstrekt, indien bij de vergadering geen maaltijd wordt verstrekt en de eindtijd van de vergadering het niet mogelijk maakt vóór 19:00 uur thuis te komen.
Vergoed wordt een maaltijd van maximaal € 24,20. Indien bij een middagvergadering vanwege de duur van de reistijd, vertrokken wordt voor 12:30 uur kan voor onderweg een lunch worden gedeclareerd. Vergoed wordt een lunch van maximaal € 14,00. Declaratie van deze kosten kan alleen onder overhandiging van een rekening.
Vergoed worden de feitelijke kosten die het kaderlid maakt voor vakbondsactiviteiten, voor zover deze niet door de bond ter beschikking worden gesteld op de plek waar de activiteit wordt uitgevoerd. Er moet hier altijd een betalingsbewijs worden overgelegd. Toekenning gebeurt alleen na goedkeuring door de bestuurder.
Om in aanmerking te komen voor deze uitkering moet voldaan worden aan een aantal voorwaarden. Bekijk voor de volledige informatie het kaderstatuut. Het kaderstatuut bevat alle regelingen over kaderactiviteiten en declareren. Het opnemen van onbetaald verlof kan invloed hebben op de grondslag voor uitkeringen zoals WW en WIA.
Van door FNV betaalde vergoedingen die inclusief loondervings- of zzp-vergoeding in het jaar hoger zijn dan € 1.700, wordt opgave gedaan aan de belastingdienst. Bij het indienen van de declaratie moet een salarisspecificatie worden bijgevoegd.
Let op: Het is meestal voldoende om de salarisspecificatie van de eerste betaalperiode van het jaar bij te voegen. Bij inkomensderving van een zzp'er geldt een maximum aantal van 8x per kalenderjaar, dat je kan declareren (zonder onderbouwing).
Een volledig ingevuld formulier helpt ons enorm bij de verwerking. Vermeld in ieder geval altijd de naam van de verantwoordelijk bestuurder en de volledige naam van de avtiviteit. Is er een specifiek formulier voor jouw activiteit beschikbaar, dan kun je dat gebruiken.
Als je een vergadering bijwoont met een bestuurder van de bond kan deze aangeven welke codering je moet vermelden op de declaratie voor een goede verwerking. De declaratie kan dan direct naar de juiste budgethouder gaan voor akkoord. Normaal gesproken hebben declaraties 2 à 3 weken verwerkingstijd nodig vanaf het moment dat wij de declaratie hebben ontvangen tot het moment van uitbetaling.
Mail: Ons mailadres is declaratie@fnv.nl. Elke declaratie s.v.p. in één PDF-bestand - inclusief bijlages – aanleveren (eventueel treinkaartje, parkeerbon, etensbon, loonstrook).
Post: Ons postadres is FNV, t.a.v. Financiële Administratie, Antwoordnummer 101, 3500 ZA Utrecht.
Kaderleden kunnen ook digitaal declareren na aanvraag van een persoonlijk account. Je krijgt een eigen account in SpendCloud (ProActive), zodat je zelf online declaraties kan indienen en versturen.Het voordeel is dat declaraties sneller worden verwerkt en uitbetaald. Afhankelijk van welke activiteiten je doet, krijg je bepaalde rechten. Maak gebruik van de module Digitaal declareren.
Informatie hierover kun je krijgen door te mailen naar digitaaldeclareren@fnv.nl
Voor activiteiten vanuit een Netwerk Lokaal en lokale afdelingen gelden afwijkende regels. Kaderleden die dit betreft worden hierover apart geïnformeerd.
De regeling voor de verblijfkosten houdt in, dat wanneer je als kaderlid zelf lunch en diner moet betalen, je maximaal € 81,30 per dag vergoed krijgt. Moet alleen lunch óf alleen diner zelf betaald worden, dan wordt maximaal € 56,30 vergoed. De kopie van de factuur moet je bij je declaratie voegen.
Bekijk voor meer informatie het kaderstatuut.
Het kaderstatuut bevat alle regelingen over kaderactiviteiten en declareren.
Download het kaderstatuut (pdf)
Heb je nog andere vragen? Je kunt bij ons terecht op mailadres vragendeclaraties@fnv.nl. We helpen je graag. We zoeken de vraag dan eerst uit zodat je niet aan de telefoon hoeft te wachten. Voor telefonische vragen zijn we bereikbaar op telefoonnummer 088-3680230.